Business Coordinator & Receptionist till Alumni Malmö

Om företaget

Alumni är en marknadsledande och innovativ konsultfirma med tjänster inom ledarutveckling, rekrytering och Executive Search (chefsrekrytering) med kontor i Norden, Storbritannien, USA och Australien. Sverige är Alumnis största marknad och Alumni har kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. Alumni har funnits på marknaden i drygt 30 år och har ett väletablerat nätverk i toppen av Sveriges näringsliv där vi arbetar med klienter inom olika branscher, såväl i den privata som den offentliga sektorn. För Alumnis klienter är det viktigt att alltid hålla en hög standard genom hela processen och ställer därför krav på noggrannhet, professionalitet och kvalitet.

Arbetsuppgifter

Vi söker en ny medarbetare som kommer att fördela sin roll mellan administrativa arbetsuppgifter (Business Support) och att vara receptionist (Office Support) för Alumnis kontor i Malmö. Initialt kommer rollen att vara helt fokuserad på Business Support, för att över tid även innefatta receptionsansvar, detta då Alumnis kontor i Sverige för närvarande är stängda p.g.a. Coronapandemin.

I rollen ingår du i Alumnis Business & Office Support team, som består av sju medlemmar med sin bas i Stockholm och Göteborg. Du rapporterar till Head of Business Support, men kommer även att ha ett nära samarbete med Alumni Malmös kontorschef. På kontoret i Malmö arbetar ca 10 personer som du kommer att ha en nära interaktion med, även om du i din Business Support-roll även kommer att stötta kollegor från andra kontor. Business Support är en viktig funktion på Alumni som bl.a. arbetar med administrativa uppgifter kopplade till våra rekryteringsprocesser, t.ex. att förbereda dokument och presentationer, uppdatera och lägga in uppgifter i affärssystem, hantera bakgrundskontroller, boka kund- och kandidatmöten och att hantera annonsering.

Dina arbetsuppgifter innebär bland annat:

Business Support:

• Hantera och svara upp på förfrågningar som kommer in via mail
• Skapa och hantera dokument och presentationer enligt mallar
• Boka intervjuer, möten och samtal via telefon och mail
• Utföra bakgrundskontroller på kandidater
• Övriga administrativa uppgifter kan tillkomma efter behov

Office Support:

• Mottagande av besökare och leveranser
• Förbereda kontoret för dagen
• Mötesbokningar/rumsbokningar i Outlook
• Hjälpa till med back Office uppgifter såsom printa dokument och binda ihop presentationer
• Eventplanering/utförande av Alumnis event i Öresundsområdet
• Viss IT-support
• Inköp till kontoret
• Kontakt med hyresvärden
• Introduktion för nyanställda om kontorets rutiner
• Översyn av lokaler
• Svara i växeln

Kvalifikationer

Vi söker dig som älskar att hålla många bollar i luften och brinner för att ge service. Du har minst ett par års erfarenhet från liknande uppgifter. Flexibilitet, ordning och reda är en förutsättning för att lyckas i rollen, liksom förmåga att uttrycka sig på professionell nivå i tal och skrift på svenska och engelska. Du är positiv och nytänkande och trivs med att arbeta självständigt och ta egna initiativ samt jobba i team. Tjänsten kräver dessutom att du är noggrann, strukturerad, flexibel och stresstålig. Det är viktigt att du är van vid ett högt tempo och att arbeta mot deadlines – struktur och god prioriteringsförmåga är viktiga egenskaper. I din roll som Office Support är det viktigt att du ”tar ägarskap” för kontoret och att det ser representativt ut för både besökare och kollegor.

För att trivas i rollen är det viktigt att du trivs med att jobba med flexibilitet i arbetstider, människor samt har ett intresse för näringslivet. Har du tidigare erfarenhet av att arbeta i miljöer där konfidentialitet är av stor vikt som t.ex. advokatbyråer är det ett plus.

Hos Alumni kommer du att vara en viktig del i ett framgångsrikt konsultföretag med höga målsättningar och en stark företagskultur.

Övrigt

Uppdraget är ett samarbete mellan KFX HR-partner och Alumni. Samtliga frågor kring tjänsten hänvisas till KFX och ansvarig rekryterare.